Bir hukuk bürosu belli bir dosya sayısını geçtiğinde Excel çöküyor. Duruşma tarihi kaçıyor, hangi müvekkile ne söylendiği hatırlanmıyor, ödeme takibi ayrı bir dosyada yürüyor. Bu noktada iki yol görünüyor: piyasadaki hazır programlardan birini almak ya da büroya özel bir sistem yaptırmak.
İkisi de doğru cevap olabilir ve yanlış seçim pahalı. Aşağıda ikisinin gerçekten neyi çözdüğünü, hangi eşikte hangisinin mantıklı olduğunu ve teklif alırken sorulması gereken soruları yazdık.
Önce şunu ayırın: takip mi, portal mı?
Bu başlık altında aslında iki ayrı ihtiyaç konuşuluyor ve karıştırılınca yanlış teklif alınıyor.
Birincisi büro içi takip: dosyalar, duruşma takvimi, süreler, görev dağılımı, tahsilat. Bunu kullanan sizsiniz ve ekibiniz. Piyasada bu işi yapan olgun programlar var; çoğu UYAP ile konuşuyor ve aylık abonelikle çalışıyor.
İkincisi müvekkil portalı: müvekkilin kendi dosyasının hangi aşamada olduğunu, hangi belgenin yüklendiğini ve yaklaşan duruşmayı kendi girip görebildiği bir alan. Bu, büro içi takipten farklı bir iştir; hazır programların çoğunda ya hiç yoktur ya da sınırlıdır. Aramaların çoğu birinci ihtiyaçla başlayıp ikincisine kayıyor.
Hazır program ne zaman yeter?
Dosya akışınız standart
İcra, ceza, iş hukuku gibi klasik akışlarla çalışıyorsanız hazır programlar bunları zaten modellemiş durumda. Kendi akışınızı sıfırdan kurdurmak, çözülmüş bir problemi yeniden çözmek olur.
Ekip küçük ve büyüme kademeli
Birkaç avukat ve bir sekreterle çalışan bir büroda kullanıcı başına abonelik, özel yazılımın kurulum maliyetinin çok altında kalır ve yıllarca öyle kalır.
Bakım derdi istemiyorsunuz
Hazır programda güncelleme, yedekleme ve mevzuat değişikliği sağlayıcının işidir. Özel yazılımda bu kalemler sizin bütçenizde durur.
Size özel yazılım ne zaman mantıklı?
Özel geliştirme, hazır programın yapamadığı bir şey varsa mantıklıdır. Pratikte üç durum görüyoruz:
Müvekkil portalı istiyorsunuz
Müvekkilin telefondan girip dosyasının durumunu gördüğü, belge yüklediği ve bilgilendirme aldığı bir alan. Bunu isteyen büroların gerekçesi genellikle aynı: telefon trafiğinin yarısı durum sorusu ve bu trafik ücretlendirilemiyor.
İş akışınız kendine has
Belli bir alanda uzmanlaşmış, kendi süreç adımlarını kurmuş bürolarda hazır program zorlanır. Zorlama belirtisi şudur: ekip programı kullanmak yerine yanında Excel tutmaya başlar.
Başka bir sistemle konuşması gerekiyor
Muhasebe programı, e-fatura sağlayıcısı ya da mevcut bir CRM ile veri alışverişi gerekiyorsa entegrasyon çoğu hazır programda kapalıdır.
Fiyat ve süre bandı
Hazır programlar bu tablonun dışında: kullanıcı başına aylık abonelikle çalışıyorlar ve tek seferlik bir kurulum maliyeti taşımıyorlar. Karşılaştırmayı toplam sahip olma maliyeti üzerinden yapın — özel yazılımın kurulum bedeli ilk yıl ağır görünür, üç yıla yayıldığında tablo değişebilir.
| Kapsam | Fiyat bandı | Süre | Ne içerir |
|---|---|---|---|
| Büro sitesi + iletişim akışı | ₺100.000 – 170.000 | 2–4 hafta | Çalışma alanları, ekip, makale altyapısı, randevu formu |
| Müvekkil portalı | ₺250.000'den başlayan | Projeye özel | Giriş, dosya durumu, belge yükleme, bilgilendirme |
| Portal + entegrasyon | Projeye özel | Projeye özel | Muhasebe/CRM veri alışverişi, çok kullanıcılı yetkilendirme |
Teklif alırken sorun
Veri kimin, nerede duruyor?
Müvekkil verisi kişisel veridir ve KVKK kapsamındadır. Verinin hangi ülkede barındığını, yedeklerin nerede tutulduğunu ve sözleşme bittiğinde verinin size hangi formatta teslim edileceğini yazılı isteyin.
Kaynak kod kime kalıyor?
Özel geliştirmede kaynak kodun size teslim edilip edilmeyeceği tek cümlelik bir sözleşme maddesidir ve olmadığında ekip değiştirmek imkânsız hale gelir.
Yetkilendirme nasıl çalışıyor?
Stajyerin, sekreterin ve avukatın aynı ekranı görmemesi gerekir. Rol bazlı yetkilendirme sonradan eklenen değil, baştan tasarlanan bir şeydir.
İlk sürümde ne yok?
Kapsamın yol boyunca büyümesi, yazılım projelerinde gecikmenin bir numaralı sebebi. İlk sürümde neyin olmayacağını da yazılı kararlaştırın.
Sık sorulan sorular
UYAP ile entegre olabilir mi?
Hazır programların çoğu bu entegrasyonu zaten sunuyor. Özel geliştirmede ise UYAP tarafındaki teknik imkânlara bağlı; teklif aşamasında bunu net bir soru olarak sorun ve varsayım üzerine ilerlemeyin.
Müvekkil portalı gerçekten gerekli mi?
Telefon trafiğinizin ne kadarının durum sorusu olduğuna bakın. Az sayıda dosyayla çalışıyorsanız gereksiz maliyettir; dürüst yanıt budur. Ama aynı soruya günde defalarca cevap veriliyorsa portal kendini kısa sürede amorti eder.
Mevcut verilerimizi aktarabilir misiniz?
Excel, hazır program çıktısı ya da veritabanı dökümü olarak elinizde ne varsa toplu aktarımla taşınır. Aktarım kapsamı ve veri temizliği teklifte ayrı bir kalem olarak yazılmalı; sonradan sürpriz çıkan kalemlerin başında bu geliyor.
Reklam yasağı bu yazılımı etkiler mi?
Hayır. Reklam yasağı tanıtımı düzenler; büro içi bir yönetim sistemi ya da yalnızca müvekkilin giriş yaptığı bir portal tanıtım değildir. Sınırlar sitenin herkese açık kısmı için geçerli.